SERVICIOS
Docising es una solución creada en Doci portal by OLS System, que permite gestionar y firmar gran volumen de documentos a continuación, se mencionan los servicios que se brindan:
Composición de contratos
La plataforma permite crear plantillas de contratos los cuales se pueden editar en cualquier momento por el área legal y luego ser enviados al usuario final para su firma, una de las grandes ventajas es evitar que el usuario deba llenar plantillas PDF con la misma información, por medio del formulario electrónico maestro la información se obtiene una sola vez para que la plataforma cree los documentos necesarios con los datos obtenido.
Formularios electrónicos
Los formularios electrónicos pueden crearse de manera rápida para recibir información y adjuntar documentos necesarios requeridos, los formularios pueden visualizarse por medio de cualquier dispositivo conectado a internet.
Enrolamiento en linea
El enrolamiento en linea permite validar la identidad del firmante por medio de la documentación de identidad y selfi que permiten autenticar al firmante, el proceso aplica para persona natural o jurídica.
La firma electrónica simple
Permite que los documentos internos o externos puedan ser firmados por medio de cualquier dispositivo, dibujando en tiempo real la firma o adjuntando la imagen de esta, el proceso es totalmente interactivo para el firmante.
Múltiples firmantes en un mismo documento
Docising permite establecer diferentes firmantes en un mismo documento, de manera que se crea un orden de firmantes por los cuales se irá distribuyendo el documento a medida que cada uno de los usuarios vayan firmando el documento este continuará con el siguiente hasta terminar el ciclo de todos los firmantes.
Firma masiva de documentos
Un usuario puede firmar varios documentos con un solo clic para los procesos masivos como firma de los contratos de empleados, facturas electrónicas, estados de cuenta, pólizas de seguro, entre otros. Este proceso puede ser automatizado o a demanda.
Firma electrónica avanzada cliente interno
A los documentos se les aplica la firma simple y un certificado de firma electrónica avanzada que es emitido por una entidad certificadora que valida a nivel legal los documentos. Esto permite realizar procesos de contratación sin la presencialidad de firmante, aplica para persona natural o jurídica.
Firma electrónica avanzada cliente externo
Este proceso permite enviar los documentos a un firmante externo y por medio de un proceso de enrolamiento autenticar la identidad del firmante sea persona natural o jurídica y firmar hasta 10 documentos PDF en un solo paso.
Sellado de tiempo
Permite certificar fehacientemente la fecha y hora, permitiendo demostrar la existencia de un documento digital en un preciso momento y además garantizar la integridad de la información contenida, esto genera evidencias legales, por ejemplo: para validar la hora de recepción de una transacción electrónica, certificar transacciones bancarias o para establecer la fecha de una factura electrónica y fechar firmas electrónicas.
Workflow personalizado para flujos de firma
La facilidad de crear flujos con reglas de negocio en base a necesidades específicas, alertas, notificaciones y tiempos de respuesta.
Notificaciones y tracking de firma
Ayuda rastrear las acciones realizadas por el firmante como:
- Si recibió el correo electrónico del documento.
- Si abrió y leyó el documento.
- Y si finalmente firmó el documento.
Portal de consulta de documentos seguro
El portal permite consultar a usuarios internos y externo los documentos firmados y que se puedan descargar siempre y cuando posean permisos para realizarlo.
Integración con otras aplicaciones
Se dispone de servicios de integración para ejecutar un proceso de firmado de documentos provenientes de otro sistema, con lo cual no es necesario sustituir los procesos internos para convertirlos a digital.
Reportes en tiempo real
Se obtiene información de todas las acciones realizadas con fecha y hora, de manera que se tiene certeza de los procesos de firma finalizados.
Custodia y retención documental
Esto permite tener gestión de los documentos firmados y establecer tiempos de retención en base a regulaciones del país.
Infraestructura en la nube
Evite realizar grandes inversiones en infraestructura, con Docising se puede replicar la información en almacenamientos locales y contar siempre con respaldo en la nube.
